איך מתמודדים עם עודף מידע?
איך נמנעים מפיצוץ מידע וחשיפה בלתי נסבלת לכמויות המידע האינסופיות של החברה המודרנית?


עודף מידע והחשיפה הבלתי פוסקת אליו עלולים לגרום לקשים רבים המתבטאים במתח, רגזנות, פגיעה ביחסים עם אנשים ועוד. הנה מספר דרכים להתמודד עם עודף מידע:

1. בחרו זמנים קבועים לבדיקת מיילים והימנעו מלעשות זאת כל כמה דקות.

2. הימנעו מבדיקת מיילים בסופי שבוע, חגים ובערבים.

3. השתדלו לצמצם כמה שניתן את המכותבים לכל מייל.

4. הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה של ניוזלייטרים שאינכם קוראים.

5. השתדלו לענות למכותב המרכזי במייל ולא לכולם.

6. בחרו רק את הרשתות החברתיות שבאמת רלוונטיות עבורכם, אין צורך להיות חברים בכולן.

7. התקשרו רק שיש צורך בכך, שיחות טלפון גוזלות זמן רב.

8. שלחו מסרונים כשיש בכך צורך ולא בכל הזדמנות.

9. אל תעקבו אחרי כל אחד בטוויטר או באינסטגרם, בחרו אחרי מי אתם באמת רוצים לעקוב.

10. צפו רק בתוכנית טלוויזיה שאתם באמת אוהבים או שמעניינות אתכם ולא בכל מה שיש. למדו לכבות את הטלוויזיה.

11. נצלו את הזמן היטב (לדוגמה הקשיבו לחדשות ברדיו, עברו על מיילים ברכבת).

12. השתדלו למצוא שעות בתחילת או בסוף היום בהם אתם מנותקים מאמיילים וטלפונים ויכולים לעבוד ללא הפרעה.

13. עשו הכל בכדי להתנתק מכל אמצעי התקשורת שאתם מבלים זמן איכות עם המשפחה או החברים.

14. צאו לטבע - והרבה והקפידו להתנתק גם שם מאמצעי התקשורת השונים.

ניתוב מייל מ-Gmail לתוכנת Outlook Excpress אינו מסובך. הנה ההגדרות שיש לבצע, בקצרה:

1. היכנסו לחשבון הג'ימייל שלכם.

2. לחצו מימין למעלה על Settings.

3. בחלון שנפתח לחצו על לשונית "Forwarding and POP".

4. בחרו "Enable POP for all mail".

5. החליטו מתחת מה ה-Gmail יעשה עם הדואר שעובר אליכם לאאוטלוק (אנו היינו שומרים גיבוי של כל מייל - archive.. - יש המון מקום בחשבון הג'ימייל..)

6. לחצו על הקישור "Configure your POP client" ובחרו את תוכנת הדואר שלכם - שם תקבלו הוראות איך להזין אליה את הפרטים של ה-Gmail. (משתמשי אאוטלוק אקספרס - ראו קישור מצורף).

7. לאחר שהגדרתם את הדרוש בתוכנת הדואר - לחצו "Save Changes" בחלון של ה-Gmail.


זהו. הצלחתם. עכשיו יש לכם גם תיבת דואר הטובה בעולם וגם השתחררתם מהתלות בספק אינטרנט כובל. תיהנו!

כדי להיות מנומסים בדואר האלקטרוני, הקפידו על 9 הכללים הבאים:

1. שורת הנושא - אל תדלגו עליה, הקפידו למלאה תמיד.

2. כתבו את תוכן ההודעה בצורה מתומצתת ועיניינית.

3. שמרו על נוחות הקריאה - עשו זאת בבחירה מתאימה של צורה וגודל האותיות.

4. השבה - אל תתעלמו מדואר אלקטורני. גם אם אין באפשרותכם לטפל כרגע בנושא, השיבו בנימוס על טיפול בהקדם.

5. כבדו את מקבל הדואר - אל תשלחו תכנים למי שאינו מעוניין בכך, או למי שלא מסוגל לקבלם, בגלל בעיות נפח.

6. כתיבה באנגלית - אין לכתוב באותיות מאד גדולות, הדבר לא מקובל בשפת הדואר האלקטרוני.

7. וודאו כי תוכן הדואר יהיה כזה אשר תוכנו לא יגלוש לתכנים שלא היו נאמרים גם בע"פ.

8. סמנו מייל כדחוף אך ורק אם הינו כזה.

9. הימנעו מלהיות חלק מהמעבירים של דואר לא רלוונטי ודואר זבל לסוגיו.

כך מרכזים את כל ההודעות שלא נקראו בג'ימייל כדי לעבור עליהן ברצף:

1. נכנסים לתיבת הדואר האלקטרוני.

2. לוחצים על גלגל השיניים שבצד המסך ועל "הגדרות".

3. בוחרים בתווית "דואר נכנס", ב"סוג תיבת דואר נכנס", יש מספר צורות לסידור ההודעות שהתקבלו עם מתן דגש על הודעות שלא נקראו:

4. ניתן להגדיר שהודעות שלא נקראו יהיו קודם ובמקטע אחר יופיעו שאר ההודעות, לשם כך יש לבחור בסעיף "סוג תיבת דואר נכנס" את האפשרות "הודעות שלא נקראו" וללחוץ על "שמור שינויים" לאישור.

5. בנוסף לכך, באפשרותך למיין את ההודעות לכמה מקטעים אפשריים, כדוגמת "חשוב", "כל היתר" וכו', ולהוסיף מקטעים משלך. כדי להוסיף לצורת מיון זו חלק שבו יופיעו כל ההודעות שלא נקראו, יש לבחור "בדואר ממוין", ובסעיף הבא, "קטעי דואר נכנס", ללחוץ על "הוסף קטע" באחד מהקטעים הריקים ואז על "לא נקרא". וכעת נותר רק לשמור.

הנה שלושה כללים חשובים לניהול יחסים דרך המייל:

1. ענו תמיד - אי מתן תשובה עלול להתפרש כזלזול. גם אם אין לכם תשובה, תנו סימן שקראתם ותתנו תשובה בהמשך.

2. השב לכולם - הקפידו לא להשיב לכולם אם התשובה אינה רלוונטית לכולם. המשיכו את ההתכתבות באופן פרטי כאשר יש צורך בכך.

3. הקפידו על נימה אישית - הקפידו על נימוס, הערכה ומדי פעם הבעת רגש בכתיבת המייל, על מנת שהצד השני לא ייעלב או יחוש סוג של דחייה.