בחרו את הפקודה "אפשרויות" (Options) בתפריט "כלים" (Tools) ובתיבת הדו-שיח את הלשונית "אבטחה" (Security). בתיבה "סיסמא לפתיחה" הקלידו את הסיסמא שלכם (סיסמא היא Case sensitive כלומר יש להקפיד על אותיות גדולות וקטנות) ולחצו על אישור. בתיבת הדו-שיח שתיפתח, הזינו שוב את הסיסמא שהכנסתם (זה נועד לוודא שאתם אכן דייקתם בהקלדתה) ולחצו על אישור. מומלץ לרשום לכם את הסיסמא כי בלעדיה הקובץ לא ייפתח. בנוסף, אם אתם רוצים סיסמא ארוכה (שיתרונה בכך שקשה יותר לגלותה) - לחצו על "מתקדם" ובחרו הצפנה מסוג RC4 - על פי מספר האותיות/מספרים שיהיו בסיסמא (ראו למטה - "אורך המפתח").

מסמנים את כל התאים, מהראשון (שבו צריך מראש לכתוב את המספר הראשון של הסדרה) ועד לתחתון ואז בוחרים בתפריט עריכה את הפקודה 'מלא' ובתפריט המשנה שלה 'סדרה...' ובתיבת הדו-שיח יש לבחור 'עמודות' (אם התאים הם במאונך) ו'ליניארי' (להפרש קבוע - למשל 1).

הסטיפר יניב גורס שאפשרות נוספת היא שאם רוצים סדרה עולה, כותבים את המספר הראשון בתא הראשון, את הערך הבא בתא הבא, בוחרים את שניהם ביחד, וגוררים את הפינה התחתונה השמאלית (יש שם נקודת שליטה מרובעת). התוצאה: התאים הבאים יתמלאו לפי ההפרש בין שני התאים הראשונים.

אם רוצים סדרה עולה, כותבים את המספר הראשון בתא הראשון, את הערך הבא בתא הבא (מתחתיו או לצידו), בוחרים את שניהם ביחד, וגוררים את הפינה התחתונה השמאלית (יש שם נקודת שליטה מרובעת) לכיוון הרצוי. התוצאה: התאים הבאים יתמלאו במספרים לפי ההפרש בין שני התאים הראשונים.

אם רוצים סדרה זהה של תאים הכוללים את הערך או המספר שכתבתם, כתבו לתא הראשון את הערך וגררו את הפינה התחתונה השמאלית (יש שם נקודת שליטה מרובעת) לאורך או לרוחב התאים השונים. התוצאה: התאים הבאים יתמלאו כולם בערך המקורי.

כך מחליפים בין השורות והטורים בטבלה, בתוכנת Excel?

1. מסמנים את הטבלה כולה, לוחצים על כפתור ימני של העכבר בתוך הקטע המסומן ובוחרים בתפריט את "העתק" (Copy).

2. מקליקים על תא שאליו רוצים להדביק, מקליקים בכפתור ימני ובוחרים "הדבקה מיוחדת" ומסמנים את האפשרות "בצע חילוף".

3. לוחצים על כפתור "אישור".

התפריטים החלקיים מתבססים על הפקודות שהתוכנה גילתה שבהן השתמשתם יותר מאחרות. אם תרצו תפריטים מלאים, בחרו את הפקודה "התאמה אישית" בתפריט "כלים" (Tools) ובתיבת הדו-שיח סמנו את האפשרות "הצג תמיד תפריטים מלאים" ולחצו "סגור".

על מנת לבטל פקודה אחרונה בעזרת המקשים, בתוכנות הכלולות ב-Office לחצו על צירוף המקשים Ctrl + Z. זהו הצירוף המקצר את הפקודה Undo והוא נהוג במרבית תוכנות Windows. לחזרה מהביטול - לחצו על הצירוף Ctrl+Y.

כדי לשנות את מספר המסמכים האחרונים המוצגים בתפריט "קובץ" ביישומי Office בתפריט "כלים" (Tools) בוחרים את הפקודה "אפשרויות" ובלשונית "כללי" (General) משנים את המספר המופיע תחת "רשימת הקבצים האחרונים שהיו בשימוש".

על מנת להחליף בעזרת המקשים את כל הפעמים בהן מופיעה מלה במלה אחרת, בתוכנות הכלולות ב-Office לחצו על צירוף המקשים Ctrl +H ותוכלו לקבוע איזו מלה או צירוף מילים יוחלפו ובמה.

כדי ליצור היפר קישור (לינק לאתר או מסמך) בעזרת המקשים, בתוכנות הכלולות ב-Office סמנו מלה או משפט, לחצו על צירוף המקשים Ctrl +K ותוכלו לקבוע לאיזו כתובת אינטרנט או מסמך אתם רוצים לקשר את המלה או המשפט.

לחצו על צירוף המקשים Ctrl + G. זהו קיצור של המלה Go והוא נהוג במרבית תוכנות Windows. ב-Word הוא יאפשר לקפוץ לעמוד רצוי, הערת שוליים וכדומה וב-Excel הוא יקפיץ לתא, איזור וכדומה.

כדי להעתיק תוכן של שדה לשדה או שדות אחרים כך ששינוי שלו יעדכן גם אותם, בתוכנת Excel מעתיקים את השדה ומסמנים את השדה או השדות אליו מעוניינים להדביק - בוחרים בתפריט "עריכה" את הפקודה "הדבקה מיוחדת.." ואז בוחרים באפשרות "הדבק וקשר". התוכן יודבק ויהיה דינמי - כל פעם ששדה האם ישתנה - ישתנו השדה או השדות אליו הודבק תוכנו.

מסמנים את התאים הרצויים, בוחרים בתפריט "עריכה" (Edit) את האפשרות "מלא" (Fill) ובתפריט המשנה את "סידרה...". בחלון שנפתח מוודאים שברירת המחדל היא "ליניארי" וערך הפסיעה 1 (לעליה רצופה כל פעם ביחידה: 200, 201, 202 וכך הלאה) ולוחצים "אישור".

אפשר לעשות זאת מהר ובקלות גם כך: לרשום את הערכים בשני התאים הראשונים, לסמן את שני התאים ולגרור עם הפינה השמאלית תחתונה (יש בה נקודת בקרה - ריבוע שחור קטן) על פני כל התאים הרצויים.

בתוכנה שבה אתם רוצים לשנות, בחרו בתפריט "כלים" (Tools) את "אפשרויות תיקון שגיאות אוטומטי", רשמו בשדה של "החלף" את המילה השגוייה ולידה (ב:) את הנכונה (זו שברצונכם שתחליף את השגיאה) ולחצו על אישור.

בחרו את הפקודה "עקוב אחר שינויים" (Track Changes) מתפריט "כלים" (Tools). כלי זה מצוין אם נרצה לבצע שינויים במסמך שהועבר אלינו, למשל, משותף לעבודה, להגהה או לבניית מסמך משותף. במצב זה יסומן בבירור כל שינויי שנבצע על המסמך, כך שהשותף יזהה אותו בקלות. גם הערות ניתן להוסיף למסמך - על ידי לחיצה על "הערה" בתפריט "הוסף".

השינויים במסמך ייראו כקוים שחורים אנכיים, בצדו הימני של המסמך, שיסמנו שורה שבה הוכנסה הערה (בשורה עצמה נראה בלון עם הערה). למעקב אחרי השינויים וההערות - דאגו לפתוח את סרגל הכלים "סקירה", לחצו על "הבא" או על "הקודם" ועברו שינוי אחר שינוי, כשלכל שינוי או הערה - לחצו על "קבל שינוי" או על "דחה שינוי/מחק הערה".

בכדי לסמן קטע טקסט גדול, בעזרת המקשים, בתוכנות הכלולות ב-Office לוחצים עם העכבר כדי להציב את הסמן בתחילת הטקסט. מוצאים את נקודת הסיום של הקטע שאנו רוצים לסמן, לוחצים על מקש Shift ומקליקים בנקודה זו עם העכבר. הכל מסומן!

בכדי לגזור טקסט לצורך העברה למקום אחר בעזרת המקשים בתוכנות הכלולות ב-Office לחצו על צירוף המקשים Ctrl + X. זהו הצירוף המקצר את הפקודה Cut והוא נהוג במרבית תוכנות Windows.

בחרו בתפריט "כלים" (Tools) את "עקוב אחרי שינויים" ובתפריט המשנה את "הארת שינויים...". בתיבת הדו-שיח בחרו את האפשרות העליונה: "עקוב אחר שינויים..." ולחצו על אישור.

בצירוף המקשים הוא Shift+F3 ניתן להוסיף פונקציה לתא בתוכנת Excel.

צירוף המקשים הוא Shift+F10.