פתרון פשוט יהיה לפתוח תיבת ג'ימייל ואז לשלוח אליה. Gmail מאפשר להציג מצגות של פאוארפוינט בדפדפן, בלי שום תוספת או הכרח בפאוארפוינט.


הגולש איצ' מציע את האפשרות היותר מוכרת: לשמור את המצגת בסיומת של Powerpoint Show ולא לשכוח לשמור עם אופציה של 'הטבע גופנים'. ככה המצגת יכולה לרוץ על כל מחשב ולא תלויה באם מצוי PP ואם מותקנים הגופנים על המחשב המציג.


הגולש רמי מציע להשתמש ב'ארוז ולך' או 'אריזה עבור תקליטור' (תחת התפריט 'קובץ') או להוריד את PowerPoint Viewer.

כך יש להתכונן להצגת מצגת:

1. שמרו את כל החומרים למצגת (בפאוורפוינט יש את הפקודה "Package to CD", או "Pack and Go" בגירסאות קודמות). זה חשוב כדי שלא לגלות שקבצים חשובים לא הגיעו אתכם למקום המצגת (ניתן גם לצרוב הכל בפקודה "Copy to CD").

2. לשלוט בחומר ולעבור עליו היטב לפני המצגת. אם אתם לא מקצוענים אז להקליט ולהקשיב או להעביר את המצגת לפני המראה ואז להסיק מה צריך לתקן.

3. לשלוח למקום בו תציגו רשימת עזרים וצרכים להצגה.

4. ללמוד מראש את הקהל: ניסיונם של המשתתפים, גילם, שליטתם בנושא המצגת ועוד.

5. להכין פתרונות לבעיות שעלולות לצוץ (הפרעות של אנשים, תקלות, כרטיסיות להפסקת חשמל, אי שת"פ של הקהל וכדומה).

6. להגיע מוקדם כדי להכין את כל העזרים ולוודא שהכל פועל ומוכן.

7. להביא גיבוי של המצגת על מדיה נוספת (זכרון פלאש, תקליטור, איחסון ברשת) למקרה אסון.

8. על הלבוש שלכם וטיפוח ציפורניים ושיער (ראו טיפ בנושא).

יש כמה שלבים להמרה כזו:

1. המרה של שיקופיות המצגת לתמונות סטילס - שמרו ב-Powerpoint את המצגת כקבצים גרפיים, על ידי תפריט "קובץ", הפקודה "שמירה בשם", ובחירה ב"סוג קובץ" - JPEG. כך תקבלו תיקיה ששמה זהה למצגת ובה יימצאו קבצי Jpeg - אחד לכל שיקופית של המצגת.

2. עריכה של התמונות לסרט וידאו - שילוב קבצי ה-Jpeg לסרט וידאו, באמצעות תוכנת עריכת וידאו, כמו Premiere או Windows Movie Maker, שמגיעה כחלק מ- Windows (ראה בתגית "Windows Movie Maker"). תוכנות עריכת וידאו כאלה מאפשרות יצירה של סרט שכולל או עשוי מתמונות סטילס וכך תוכל ליצור סרט שנראה כמו המצגת.

3. צריבה של סרטון המצגת ל-DVD - מפרמייר תוכל לצרוב את הסרט ישירות ל-DVD. מ-Windows Movie Maker תוכל לשמור רק סרטון בפורמט WMV ואז להמירו בתוכנת Super (ראה בתוכנות חינם, המרות) לפורמט כמו AV, שניתן לצרוב ל-DVD בכל תוכנת צריבה.



אם כן, זה אפשרי לערוך מצגת ל-DVD באופן עצמאי וחסכוני, אבל יש לזכור שניתן כך להמיר רק את השיקופיות, ללא האנימציה הפנימית שלהן. גם סאונדים, מוסיקה ואודיו לא יומרו כאן ויהיה עליכם להוסיפם בוידאו שתערכו.

הנה כמה דרכים להעברת מסרים בצורה טובה במצגות:

1. שימוש בגרפים צבעוניים.

2. שימוש בטבלאות, אך רק במידה והן מחזקות בצורה בהירה ופשוטה את הנושא המדובר.

3. בחירה נכונה של גרף לפי הנושא אותו רוצים להעביר - גרף עמודות, גרף נתונים קווי או דיאגרמת עוגה. ראו טיפים בנושא בתגית "מצגות".

4. שימוש בדימויים חזותיים חזקים (צילום, איור וכדומה) שהצופה בהם יזכור.

5. שימוש רק באפקטים חיוניים בכדי לא לעייף את הצופים.

6. הקפדה על קווים נקיים מבחינת עיצוב וצבע.

7. המעיטו במילים במצגת עצמה.

8. הגדלת פונטים לפי מידת החשיבות של הנושא.

9. וודאו לפני העברת המצגת שהנושא אותו רציתם להעביר פשוט וברור.

10. השקיעו בהסבר או בהרצאה הנלווית למצגת לא פחות ממה שאתם משקיעים במצגת, כך יועבר המסר שלכם בצורה מושלמת.

בזמן הצגת המצגת להקפיד:

- להתחיל ברגע של הומור קליל ושובר קרח (בדיחה בנושא, מקרה משעשע או אפילו משהו שיתאר את הלחץ או ההתרגשות שלכם).

- להירגע (דמיינו את האנשים בתחתונים וגרביים וחייכו לעצמכם ברוגע, הרפו את המצח המכווץ).

- הציגו את עצמכם ואת הרקע המקצועי שלכם (זה שמעניק לכם "סמכות" להציג את הנושא).

- אימרו להם מה אתם חולמים ליצור. תנו להם חזון ואל תנסו למזערו.

- ספרו להם סיפור! אל תהיו יבשים.

- לפתוח את המצגת בסיכום מצומצם ומטרות המצגת ורק אז להתחיל בפרזנטציה עצמה.

- לא לקרוא מהשקף.

- לחלק את השקפים לנושאים שונים כך שלכל שקף יוקדשו בין 2 ל-7 דקות (יכולת הריכוז הממוצעת של בני-אדם).

- להיות מודעים לשפת הגוף (ראו סטיפ בנושא).

- להקפיד על ניסוחים אסרטיביים וממוקדים: "אני ממליץ על.." (במקום "אני מקווה ש.."). או "אני בטוח שתסכימו איתי ש.." (במקום "אני חושב שתסכימו איתי ש..").

- נשאלתם שאלה ואתם מתכוונים לענות עליה? חזרו עליה למען אלה שלא שמעו.

- לא להתמקד רק במנהל הבכיר או באדם החשוב באולם, אלא להביט בכולם (אפשר לבחור 2-3 פרצופים ידידותיים, בקצוות האולם ובאמצע, ולדבר אליהם: נראה כקשר עין עם כל הקהל ועדיין קבלה של מבטים מעודדים בלבד).

- לא לעבור את ה-45 דקות.

זה עלול להיות שונה בכל גירסא אבל הנה הדרך באופיס 2002 :

1. בתפריט "File" (קובץ) בחרו את הפקודה "Save As" (שמור בשם).

2. בחרו את תפריט "Tools" (כלים) בחלון שנפתח ואז ב-"General Options" (יש מצב שב-Powerpoint זה נקרא “Security Options”).

3. עכשיו תוכלו להזין סיסמא לפתיחת הקובץ (Password to open) וסיסמא לשינוי הקובץ (Password to modify - אם אתם לא רוצים לחסום צפייה בקובץ אלא רק שינויים בו). לאשר את השינוי (OK).

4. התוכנה תאמת שאתם יכולים לחזור על הסיסמאות (הקלידו אותן כשתתבקשו) ואז יש לשמור את הקובץ (הפקודה "Save" (שמור) שבתפריט "File" (קובץ)).

לנשים המציגות מצגת או הרצאה עסקית מומלץ להגיע בצורה הבאה:

1. בגד מחויט. לא משובץ, פרחוני או עם פסים, ללא מפתחים גדולים או מחשוף. ומומלץ.

2. תכשיט אחד.

3. גוון תכלת, היוצר תקשורת טובה, יהיה מצוין גם לאשה, אך גם גווני שמנת, חום ולילך.

4. בואי תמיד עם שרוולים (רצוי ארוך אלא אם חם מאד).

5. צעיף אדום יסייע למיקוד הקשב והעניין של המאזינים.

6. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות.

7. ציפורניים עשויות.

8. שיער מסודר ואסוף.


כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך ובמסר שאת מעבירה.

כל מוסיפים שיר למצגת:

1. הגיעו לשיקופית שאליה ברצונכם להוסיף את השיר או המוסיקה הרצויים (או אפקט צליל כלשהו שתרצו להצמיד אליה).

2. בתפריט "הוספה" הצביעו על סרטים וצלילים ולאחר מכן לחצו על "צליל מקובץ".

3. אתרו את הקובץ הרצוי בתיקיה שלו והקליקו עליו פעמיים.

4. מוצגת הודעה. לחצו באופן אוטומטי.

5. לחצו בחלונית המשימות "הנפשה מותאמת אישית", על החץ של הפריט הנבחר ברשימה ואז לחצו על "אפשרויות אפקט".

6. בכרטיסיה "אפקט", תחת הריבוע "עצור הפעלה", לחצו "לאחר השקופיות הנוכחיות".

חשוב: אם תרצו שהמוסיקה תרוץ לאורך המצגת ותפסיק לאחר מספר מוגדר של שיקופיות, הקליקו על "לאחר: x שקופיות" ורשמו את מספר השיקופיות שלאחריהן תירצו שתופסק הנגינה).

אם המצגת מסתיימת בסיומת pps פשוט שנה אותה ל-ppt ותוכל לערוך אותה כרצונך.

אם אינך רואה את הסיומת פתח את סייר החלונות (בעזרת מקש "חלונות + E) ובתפריט "כלים" (באנגלית Tools) בחר את "אפשרויות" (Folder Options) ובלשונית "תצוגה" (View) בטל את הסימון "הסתר סיומות לקבצים מוכרים" (Hide Extensions...).


הגולש עמרי ליעד מציע עוד דרך:
לחצן ימני על הקובץ pps.
לבחור "חדש" (אפשרות שניה אחרי פתח)
הדבר יוצר מצגת חדשה, זהה למקורית.
את המצגת החדשה ניתן לשמור עם אותו שם (ע"י שמור כסוג)

פתרון זה לא מצריך שינוי הגדרות שנועדו להגן על המחשב מפני המשתמש.


אפשרות נוספת היא להכנס לפתיחה מתוך פאוור פויינט או "פתח מסמך אופיס" מתפריט "התחל" (אם יש אופציה כזו), לבחור בסוג קובץ "כל סוגי הקבצים" (או לכתוב בשם הקובץ *.* ואנטר) ולמצוא את הקובץ pps.

רוצים טיפים ליצירת מצגת מושלמת?

הגדרת מטרות:
לפני התחלת ההכנה של המצגת יש להגדיר את מטרת המצגת ואילו יעדים עליה להשיג. מאלה נגזרים התכנים והדרך להכנת המצגת עצמה.


בכתיבת המצגת יש להקפיד על הדברים הללו:

1. מעט מלל. הכלל של 30*5*5: עד 5 שורות בשיקופית, עד 5 מילים בשורה ובגודל פונט 24-30 (מומלץ Arial או אחרים מסוג סן סריף). אם אתם חייבים להעביר לקהל טקסט ארוך יותר - הדפיסו וחלקו להם!

2. שיקופיות שהעברת התוכן שלהן היא בין דקה ל-3 דקות

3. הצגת גרפים תומכים לנתונים שנמסרים

4. פונט אחיד לאורך המצגת

5. הומור. במידה.

6. המצגת תותאם לקהל היעד הספציפי שאליו אתם מדברים היום. מומלץ ואפשרי ליצור גרסאות שונות לקהלים שונים.

7. המעיטו ככל האפשר באפקטים, אנימציות ומוסיקה (עדיף להימנע בכלל אם ניתן אם כי הופעת טקסט סעיף אחר סעיף היא בסדר)

8. במקום בקליפ ארטס של ה-Powerpoint (כולם מכירים ולא תמיד הם קשורים), השתמשו בתמונות חופשיות ורלוונטיות למסר (הן מחכות לכם באתרים שבתגית "תמונות חופשיות" בסטיפס)

9. מציגים מוצר חדש? ספרו על המצב שהיה לפני פיתוחו, מה המוצר מביא עימו ואיך ייראה העתיד בעזרתו, ספרו והדגימו על השימושים הנרחבים שלו (כולל השוואה עם המוצרים המתחרים)

10. כשאתם משתמשים בנקודות השתמשו בתבליטים למידע שאינו סדור או היררכי ובמספרים - למידע היררכי או כרונולוגי


מבנה המצגת לפי שקפים:

1. שם המצגת, שימכם, תפקידכם, החברה או הארגון שלכם

2. כמה מילים עליכם

3. הצגת הנושא ומטרת המצגת

4. ראשי פרקים ומשך המצגת בזמן

5. גוף המצגת מתחיל.... ונמשך.. ועוד.. ועוד..

X. סיכום

לא לשכוח שקפי גיבוי למקרה שיישאר זמן: הערות, דוגמאות מהשטח ורעיונות שלא הכנסתם למצגת עצמה.

שלחתם מצגת והמקבל לא שומע את השירים?
לקחתם להרצאה מצגת על הנייד והיא לא משמיעה קולות?

אם מקבל המצגת לא שומע את השירים או המוסיקה שהצמדתם למצגת הרי ששלחתם בלעדיה. כך גם במקרה שהעברתם את המצגת למחשב הנייד, אבל השירים והמוסיקה נשארו על המחשב שעליו יצרתם את המצגת.

כדי להצמיד את האודיו למצגת, השתמשו באופציה של "Pack and Go" ("ארוז ולך" בגירסה העברית). אפשרות זו אורזת הכל במצגת, כולל האודיו, ומאפשרת לשלוח את הכל כחבילה מושלמת ופועלת בכל מחשב ובכל מקום.

בתום הצגת המצגת להקפיד:

1. לסכם בכמה משפטים סוגרים וממצים של מה שהוצג במצגת.

2. לחשוב מכירות. לדבר עם הלקוח/ות או המשתתפים ולבקש משוב: מה הכי מרשים במה שהראיתם? כיצד זה יוכל לשמש בארגון שלהם? אילו בעיות הוא פותר?

3. להודות לקהל בסוף.

4. לחלק חומר רלוונטי וכרטיסי ביקור.

5. להקשיב למשוב של המשתתפים.

הנה כך:

ימני על צלמית הרמקול ובוחרים "הנפשה מותאמת אישית". באיזור שנפתח מקליקים על הפריט המוסיקלי בכפתור ימני ובתפריט שנפתח בוחרים את "אפשרויות אפקט". בלשונית "אפקט" בחרו "לאחר...שיקופיות" והכניסו את מספר השיקופיות שברצונכם שהמוסיקה תתנגן. אשרו והפעילו את המצגת.

באתר המצורף תוכלו למצוא המון אפקטים קוליים להורדה בחינם (אחרי הרשמה). האיכות היא מעולה, בקבצי Wave.

באתר השני קטעי מוסיקה, אפקטים קוליים, מוסיקת רקע ועוד.


זכויות יוצרים: קטעי המוסיקה שבאתר השני מותרים לשימוש אישי ולימודי (תלמידים וסטודנטים), אך אם פרוייקט שבו עשיתם שימוש בה, הופך למקצועי, חובה לשלם בעבור זכויות השימוש.

כאשר אני שולח מצגת עם מוזיקה, המצגת מגיעה למקבל, אולם ללא המוסיקה. כאשר אני שולח את המצגת לעצמי, היא מגיעה עם המוסיקה. מה הסיבה ומה עלי לעשות שגם המוסיקה תגיע?


הפתרון הוא לצרף את המוסיקה למצגת ממש.

הבעיה היא שהמוסיקה יושבת אצלך על הכונן הקשיח ולכן כשאתה שולח לעצמך אתה עדיין שומע, כי זה על אותו הכונן.

השתמש באופציה של "Pack and Go" (ארוז ולך) שאורזת הכל במצגת ושלח. עכשיו המקבל יקבל את המצגת עם המוסיקה שלה, ביחד.

ישנן שיטות שונות, אבל כולן עקיפות, כי אין פקודת יצוא בתוכנת ה-Powerpoint עצמה. הדרך הכי פשוטה כדי לייצא את המוסיקה מהמצגת תהיה:

שמרו את המצגת בתור "WebPage" ובתיקייה שתיווצר ליד הקובץ (שמה יהיה זהה לזה שנתת למצגת האינטרנטית עצמה) תוכלו למצוא את כל רכיבי המדיה של המצגת, כולל קובץ או קבצי המוסיקה והאודיו שהיו בה.

למצגת או הרצאה עסקית מומלץ להתלבש כך:

1. לבוש עסקי, נקי וקליל (לא חליפות כבדות שגורמות לסימני זיעה)

2. חולצת תכלת (המדים הבלתי רשמיים של ההייטק הישראלי) תעשה טוב

3. עניבה

4. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות

5. ציפורניים עשויות

6. שיער מסורק ומסודר

כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך.

העברת מצגת לתקליטור או DVD נעשית בשני שלבים. להמרה עשו כך:

1. המרה של מצגת Powerpoint לסרט וידאו, באמצעות התוכנה החינמית Free Powerpoint Video Converter

2. צריבה של הסרטון לתקליטור DVD, אפשר באמצעות תוכנת DVD Flick או תוכנות הצריבה האחרות שעליהן המלצנו בתגית "צריבה, תוכנות חינם".

באתר המצורף rvl.io יש כלי מצגות פשוט מאד. בעזרת האתר ניתן ליצור בקלות מצגות ולשתף כ-Public או לשמור כמצגות פרטיות (Private), לשימושך האישי בלבד. הכל חינמי ועובד מצוין וכמו כן ניתן להיכנס לקוד ולערוך באותן מלא ב-HTML ו-JS את המצגות שלכם, כדי לעשות כל מה שתרצו ושהכלי הבסיסי לא מאפשר.

הנה הסבר פשוט על מה ש-RVL.IO האתר הקל ליצירת מצגות עושה:

http://youtu.be/LyWAc7dBvmA

לשימושים שונים מומלצים פורמטים שונים של קובץ:

כדי להעביר לתוכנת עריכה אחרת (כמו אפטר אפקטס) ולאיכות מקסימלית - AVI.

להעלאה לאתר Youtube - פורמט MP4 עם קידוד H.264 וקידוד אודיו AAC LC. פחות מומלץ אבל עדיין טוב למי שצריך לצמצם גודל - FLV שהוא מכווץ יותר.

המקודד הנפוץ ביותר ליצוא לסלולאר - H.264

לווידאו שישולב במצגות - פורמט MPEG1.

ווידאו שישולב במצגות מומלץ לייצא בפורמט MPEG1.