כך משאירים הודעה אוטמטית לכל מי ששולח לנו מייל בזמן חופשה:

1. צרו מייל חדש ונסחו את ההודעה.

2. בחרו בתפריט "קובץ" את "שמירה בשם" (Save as) ושמור את המייל.

3. עתה בחרו בתפריט "message" את הפקודה "Create Rule From Message" ובתיבת הדו-שיח שנפתחת בחרו:

1. "כל ההודעות" (For all messages)

2. "השב עם ההודעה" (Reply with message) ו

3. אתר את המייל שיצרת ושמרת וב-4 תן שם לכלל שיצרת. לחץ OK וסע לחופשה - רק אל תשכח שהמחשב וה-Outlook Express צריכים להיות מופעלים כל הזמן.

ניתוב מייל מ-Gmail לתוכנת Outlook Excpress אינו מסובך. הנה ההגדרות שיש לבצע, בקצרה:

1. היכנסו לחשבון הג'ימייל שלכם.

2. לחצו מימין למעלה על Settings.

3. בחלון שנפתח לחצו על לשונית "Forwarding and POP".

4. בחרו "Enable POP for all mail".

5. החליטו מתחת מה ה-Gmail יעשה עם הדואר שעובר אליכם לאאוטלוק (אנו היינו שומרים גיבוי של כל מייל - archive.. - יש המון מקום בחשבון הג'ימייל..)

6. לחצו על הקישור "Configure your POP client" ובחרו את תוכנת הדואר שלכם - שם תקבלו הוראות איך להזין אליה את הפרטים של ה-Gmail. (משתמשי אאוטלוק אקספרס - ראו קישור מצורף).

7. לאחר שהגדרתם את הדרוש בתוכנת הדואר - לחצו "Save Changes" בחלון של ה-Gmail.


זהו. הצלחתם. עכשיו יש לכם גם תיבת דואר הטובה בעולם וגם השתחררתם מהתלות בספק אינטרנט כובל. תיהנו!

בוא נניח שאתם רוצים לשלוח מייל לא' ולהעביר עותק לב' וג' - בניגוד לעותק CC שבו א' יכול לראות מי קיבל עותק/ים של המייל (ב' וג'), עותק מוסתר BCC מאפשר לשלוח עותק של הדוא"ל לב' וג', מבלי שא' יידע על כך שהועבר עותק כזה. בנוסף, נמען של BCC לא יכול לראות את שמותיהם של נמענים אחרים של ה-BCC אלא רק את שמות מקבל/י המייל האמיתיים (הנמענים) - כלומר ב' לא יראה את ג' במקבלי העותק הנסתר אלא רק את א' כנמען העיקרי.

עשו שימוש בעותק מוסתר כשאתם לא רוצים שפלוני יידע שכיתבתם את מכתבכם אליו לעוד אנשים.

רוצים לשלוח מייל לקבוצת אנשים אך לכבד את פרטיותם ולא לחשוף את השמות והמיילים של חברי הקבוצה בפני כל אחד מהמקבלים? - עשו כך:

שלחו את המייל לעצמכם ובשדה של עותק ניסתר (BCC) הכניסו את כתובות כל המכותבים שלכם. כך, היות ונמען של BCC לא יכול לראות את שמותיהם של מקבלי ה-BCC האחרים - תישמר פרטיות כל המקבלים.

פירוש ראשי התיבות BCC הוא, אגב, Blind Carbon Copy (נייר העתקה עיוור), בניגוד ל-CC שהוא סתם "קרבון קופי".

יבוא רשימת המכותבים לג'ימייל אפשרי מכל תוכנה שיודעת לייצא רשימת מכותבים לקובץ CSV (חלק מהתוכנות מייצאות רק בו כך שזה בסדר אם הן לא מציגות אפשרויות שונות - צריך להביט בקובץ ולראות את הסיומת שלו).
אחרי שיצרתם את ה-CSV, היכנסו לדף המצורף עם ההנחייה המועדכנת של Gmail לגבי נוהל היבוא לתוכה.

כך תוכלו לייבא רשימת אנשי קשר גם מאאוטלוק אקספרס ומאאוטלוק.

בחרו בתפריט "כלים" (Tools) את "אפשרויות" (Options) ובלשונית "שליחה" (Send) לוחצים על הכפתור "HTML Settings". בחרו ברשימה את "Base 64" ואשרו פעמיים. צאו מהתוכנה וחיזרו אליה שוב כדי לכתוב מיילים שלמים.

שינוי גופן ברירת מחדל בתוכנת דואר אלקטרוני - איך לעשות זאת? - עשו כך:

1. בחרו בתוכנת האאוטלוק אקספרס את "אפשרויות" (Options) בתפריט "כלים" (Tools) ושם, את הלשונית "תבנית דואר" (Compose).

2. הגדירו את הגופן, באמצעות בחירה בהגדרות הגופן למייל (הכפתור Font Settings... ל-Mail).

3. לחצו על "OK" וזהו.

בחרו בתוכנת האאוטלוק אקספרס את "אפשרויות" (Options) בתפריט "כלים" (Tools) ואת הלשונית "חתימות" (Signatures). הגדירו חתימה באמצעות לחיצה על "חדש". אם תרצו שכל מייל חדש יכלול מראש את החתימה בחרו את האפשרות שלמעלה - Add signatures to all outgoing messages. לחצו על "OK" וזהו.

בתפריט "כלים" (Tools) בוחרים "ספר כתובות" (Address Book)ובחלון שנפתח נבחר ב"קובץ" (File) "ייצוא" (Export) ו"ספר כתובות" (.WAB). כל שנותר לעשות הוא לתת שם לקובץ (לדוגמא "ספר הכתובות של מרדכי") ולשמור אותו אל תיקיית ה- Backup.

שימו לב שבהתאם לגירסא שברשותכם, ייתכן שמבנה התיקיות שסידרתם לכתובות שלכם לא יישמר בגיבוי.

בחרו בתוכנת האאוטלוק אקספרס את "כללים להודעות" (Message Rules) בתפריט "כלים" (Tools) ובתפריט המשנה את "רשימת שולחים חסומים..." (Blocked Senders List). בחר את כתובת השולח שברצונך בכל זאת לקבל ממנו מיילים בעתיד ולחץ על "הסר" (Remove). לסיום לחץ OK.

לחצו על הכפתור הימני של העכבר בגוף המסמך (או בתפריט "תצוגה") ובחרו בפקודה "קידוד" (Encoding) - ברשימה הזו בחרו את אופציית העברית האחרת מזו שבחורה כרגע (סביר להניח שתבחרו "ימין לשמאל") - ותקבלו עברית נכונה.

יוצאים מתוכנת האאוטלוק אקספרס ונכנסים ל-Internet Explorer. בוחרים "אפשרויות אינטרנט" (Internet Options) בתפריט "כלים" (Tools) ובלשונית "כללי" (General) לוחצים על "נגישות" (Accessibility) ובחלון שנפתח מבטלים את הסימון מהאפשרות "התעלם מגדלי גופנים המוגדרים בדפי אינטרנט" (Ignore Font Sizes..). חוזרים לתוכנת הדואר ותוכלו לשנות את גודל הכתב כך: בוחרים "גודל גופן" (Text Size) בתפריט "תצוגה" (View) ובתפריט המשנה בוחרים את הגודל הרצוי (הקטן ביותר, גדול יותר וכדומה).

להפחתת כמות דואר הזבל המתקבל במייך יש להפעיל אנטי-וירוס מעודכן ולעדכן אותו אוטומטית, לא לענות לספאמרים ולא לתת את המייל לזרים, להימנע מלתגמל שולחי ספאם בקניה מהם, לא לתת את המייל לשירותים הדורשים אותו, להשתמש באפשרות לדרוש מחיקה מרשימת התפוצה של השולח, לשלוח ולבקש חברים לשלוח דואר לקבוצות רק ב- BCC (כך לא יראו אחרים את כתובתכם).

בחרו בתוכנת האאוטלוק אקספרס את "אפשרויות" (Options) בתפריט "כלים" (Tools) ואת הלשונית "תחזוקה" (Maintenance). לחצו על הכפתור "תיקיית אחסון" (Store Folder) והעתיקו את כתובת התיקיה המופיעה שם. פתחו את "המחשב שלי" (My computer) והדביקו את מה שהעתקתם (Ctrl+V) לשדה הכתובת. הקישו Enter ותראו את כל הדואר שלכם בתצוגת קבצים (כל קובץ = תיקית דואר). העתיקו את כל תוכן החלון לתקליטור או לכל מקום גיבוי אחר.

מקבלים ג'יבריש במקום כתב רגיל בכל פעם שיש אימייל מ-Gmail או משירות ה-Alert של גוגל?

באאוטלוק אקספרס הפתרון הוא כזה:

1. לכו לתפריט "כלים" (Tools) ובחר את "אפשרויות" (Options)

2. פתחו את לשונית "קריאה" (Read)

3. לחצו למטה על כפתור "הגדרות בינלאומיות" (International Settings)

4. בטלו את הבחירה ב-"השתמש בקידוד ברירת מחדל" (Use default encoding...) ולחצו "אישור" (OK) ופעם נוספת בחלון השני.

עשו כך:

1. היכנסו לחשבון ה-Gmail שלכם.

2. היכנסו ל"הגדרות" ושם ללשונית "כללי".

3. יש בתחתית "קידוד הודעות יוצאות" ושם בחרו את "השתמש בקידוד הטקסט המוגדר כברירת מחדל עבור הודעות יוצאות".

אם קובץ מצורף לא מגיע למקבל המייל נסו לשנות את הפורמט ל-Plain Text - HTML במקום Rich Text ושלח שוב. זה אמור לאפשר שליחה של קבצים מצורפים.

בהנחה שאתם מתעקשים להשתמש בתוכנת email ולא במימשק דפדפן (כלומר, אתר שמאפשר לנהל אצלו דואר אלקטרוני, כגון Gmail), מומלץ לבחור את Thunderbird מבית Mozilla, שהיא תוכנה חינמית וקוד פתוח.

לחצו על צירוף המקשים Ctrl + I. זהו קיצור של המלה Inbox (דואר נכנס), כך תחזרו מיידית ב-Outlook לספריית הדואר הנכנס.

בחרו בתוכנת האאוטלוק אקספרס את "Block Sender..." בתפריט "Message". הכתובת תיחסם לשליחה של דואר אליך ותקבל חלון שישאל אם אתה רוצה למחוק את כל המיילים שהתקבלו בעבר משולח זה. אם ברצונך לשמור דואר כזה ענה "לא".

לקבלת ושליחת דואר - לחצו על מקש F9 באאוטלוק או צירוף המקשים Ctrl + M ב-Outllok Express.