נסו למצוא מהן הפעולות שהכי מקדמות את הקריירה והתפוקה שלכם ובצעו אותן בשעות הטובות ביותר שלכם (כלומר, בחלק ה-20%, הפורה ביותר של הזמן שלכם, תוכלו לייצר את הפעולות המקדמות ביותר).

דוגמאות: את פעולותיכם החשובות תוכלו לבצע בשעות הבוקר: העירניות, הקרירות, בטרם התעייפתם והותשתם משלל הסחות הדעת שבהמשך היום.

עוד דוגמה: לכתוב את הספר שלכם בשעות הלילה, אם אתם עובדים בבית, שרק אז הוא הופך שקט ומאפשר לכם ריכוז. באותן שעות תפיקו ב-20% מהזמן, תפוקה עצומה של 80%, בעוד שנסיון לכתוב בשעות היום, עלול להיות קשה יותר ולהנפיק תוצרת מועטה ואיכותית פחות.

חוק פרטו, הוא עיקרון, שנקרא גם "חוק 80/20", ולפיו 20% מהפעולות שעושה אדם אחראיים ל-80% מהערך שהוא יוצר, בעוד שעבור 20% הנותרים של הערך הוא נאלץ להשקיע המון - 80% מהאנרגיה שלו. כמובן שהחוק איננו מדויק, אלא הוא כלל אצבע בלבד, שמצביע על תופעה של הצטברות גורמים או מה שניתן לראות בהתפלגות כ"פעמון גאוס". אם מבינים את העיקרון, ניתן לראות התפלגויות של 90/10 או 70/30, שכולן מסתדרות איתו.

הרבה צעדי ייעול ותכנון עיסקי, כמו גם פרטי, נגזרים מהחוק הזה, פרי הגותו של הכלכלן וילפרדו פארטו.

הנה כמה דוגמאות לייעול שניתן לבצע בעזרתו:
אם 20% מהלקוחות של עסק מניבים את 80% מההכנסות שלו, הרי ש-80% האחרים מניבים רק 20% מההכנסות ומחייבים המון השקעה בהם. כדאי למצוא מה מאפיין את המניבים (20% הראשונים), לעשות הכל כדי לשמר אותם (וכך לשמור על 80% מההכנסות) ולמצוא לקוחות חדשים כמותם.

בכדי לנהל זמן באופן שיטתי, יש לענות בצורה מדויקת על כל אחת מהשאלות הבאות בנוגע לכל משימה ולפי התשובות לבנות את סדר הפעולות לביצוען:

1. מה יש לעשות?

2. מתי צריך לעשות זאת?

3. באחריות מי ביצוע המשימה?

4. היכן יש לבצע את המשימה?

5. כמה זמן ייקח לביצוע המשימה?

6. מה דחיפות המשימה?

כדי לכבות מחשב למצב שינה, לחצו על "כיבוי המחשב" מכפתור "התחל", וכשמופיעים הכפתורים הצבעוניים, לחצו על מקש Shift ושימו לב שהכפתור הצהוב ("המתנה") הופך ל-"מצב שינה", שעליו יש ללחוץ.

המחשב ייכבה לחלוטין, תוך הקפאה של מצבו הנוכחי (כל התוכנות והחלונות הפתוחים, במצבם המדוייק כרגע).

כך בריא וחסכוני יותר לפעול.

הדרך הנוחה לקיפול חליפות של ילדים (כגון חליפות טרנינג או כל סט שהוא גם חולצה וגם מכנסיים), היא קיפול בצורת חבילה, כאשר החולצה בתוך המכנס.

יש לקפל את החולצה, להניח אותה על המכנסיים המקופלות לחצי ואז לקפל פעם נוספת ולהניח בארון, נוצרת כך חבילה מסודרת וקלה לשליפה מהארון לכל בני הבית.

כך תקפידו על הזנת עובדים בריאה:

1. דאגו למקום אכילה נקי ומסודר בארגון

2. הוציאו מחדר הישיבות והמטבח מאפים ובורקס והביאו ירקות ופירות העונה

3. דאגו לאפשרות זמינה של מים מינרלים במשך כך שעות היום

4. במידה ויש קפיטריה במקום דאגו שתמכור אוכל בריא ככל האפשר

5. יידעו את העובדים על מסעדות בריאות הסמוכות למקום עבודתכם

6. קיימו סדנאות על תזונה בריאה ומפגשים עם תזונאים

בכדי לא לבזבז זמן בדרך ובזמן פגישת עבודה, כדאי לרשום ביומנכם ליד מועד הפגישה כמה פרטים חשובים:

כתובת של מקום הפגישה.

שם ומספר טלפון של האדם שעימו אתם נפגשים.

שם וטלפון של מזכירתו של האדם שעימו אתם נפגשים.

נקודות חשובות לדיון.

נסה למצוא מהן הפעולות שהכי מקדמות את העבודה שלכם (20% הפורה ביותר של הזמן שלכם) ובצעו אותם בשעות הטובות ביותר שלכם, דוגמאות: את פעולותיכם החשובות תוכלו לבצע בשעות הבוקר: העירניות, הקרירות, בטרם התעייפתם והותשתם משלל הסחות הדעת שבהמשכו. או למשל, לכתוב את הספר שלכם בשעות הלילה, אם אתם עובדים בבית ורק אז הוא הופך שקט ומאפשר לכם ריכוז. וכן הלאה..

כדי להפעיל את מצב שינה, היכנסו ל"לוח הבקרה", וב"מאפייני צריכת חשמל" בכרטיסיית "מצב שינה" הפעילו אותה.

בכדי לארגן את הזמן בצורה שיטתית יש לקבוע יעדים חודשיים, שבועיים ויומיים, כאשר היעדים היומיים יורדים גם לתכנון שעתי של הזמן. רצוי לקבוע יום ושעה קבועה בהם יקבעו היעדים והמשימות הבאות.

בכדי לנצל שעות "מתות" בעבודה, כמו נסיעה מפגישה לפגישה או מפגישה למשרד, כדאי שתמיד תהיו מצויידים ברשימת טלפונים שעליכם לעשות ונצלו את אותו זמן יקר, אך מבוזבז, לביצוע אותן שיחות.

הכי פשוט לקפל את הכביסה כבר בזמן ההורדה מהחבל. כך ניתן להעביר את הכביסה מקופלת ישר מגיגית הכביסה אל הארון.