שלום,
נראה שכבר הכרתם את אאוריקה. בטח כבר גיליתם כאן דברים מדהימים, אולי כבר שאלתם שאלות וקיבלתם תשובות טובות.
נשמח לראות משהו מכם בספר האורחים שלנו: איזו מילה טובה, חוות דעת, עצה חכמה לשיפור או כל מה שיש לכם לספר לנו על אאוריקה, כפי שאתם חווים אותה.
»
«
איך להתכונן להצגה של מצגת עסקית או אחרת?
כך יש להתכונן להצגת מצגת:
1. שמרו את כל החומרים למצגת (בפאוורפוינט יש את הפקודה "Package to CD", או "Pack and Go" בגירסאות קודמות). זה חשוב כדי שלא לגלות שקבצים חשובים לא הגיעו אתכם למקום המצגת (ניתן גם לצרוב הכל בפקודה "Copy to CD").
2. לשלוט בחומר ולעבור עליו היטב לפני המצגת. אם אתם לא מקצוענים אז להקליט ולהקשיב או להעביר את המצגת לפני המראה ואז להסיק מה צריך לתקן.
3. לשלוח למקום בו תציגו רשימת עזרים וצרכים להצגה.
4. ללמוד מראש את הקהל: ניסיונם של המשתתפים, גילם, שליטתם בנושא המצגת ועוד.
5. להכין פתרונות לבעיות שעלולות לצוץ (הפרעות של אנשים, תקלות, כרטיסיות להפסקת חשמל, אי שת"פ של הקהל וכדומה).
6. להגיע מוקדם כדי להכין את כל העזרים ולוודא שהכל פועל ומוכן.
7. להביא גיבוי של המצגת על מדיה נוספת (זכרון פלאש, תקליטור, איחסון ברשת) למקרה אסון.
8. על הלבוש שלכם וטיפוח ציפורניים ושיער (ראו טיפ בנושא).
איך להכין מצגת מעולה?
רוצים טיפים ליצירת מצגת מושלמת?
הגדרת מטרות:
לפני התחלת ההכנה של המצגת יש להגדיר את מטרת המצגת ואילו יעדים עליה להשיג. מאלה נגזרים התכנים והדרך להכנת המצגת עצמה.
בכתיבת המצגת יש להקפיד על הדברים הללו:
1. מעט מלל. הכלל של 30*5*5: עד 5 שורות בשיקופית, עד 5 מילים בשורה ובגודל פונט 24-30 (מומלץ Arial או אחרים מסוג סן סריף). אם אתם חייבים להעביר לקהל טקסט ארוך יותר - הדפיסו וחלקו להם!
2. שיקופיות שהעברת התוכן שלהן היא בין דקה ל-3 דקות
3. הצגת גרפים תומכים לנתונים שנמסרים
4. פונט אחיד לאורך המצגת
5. הומור. במידה.
6. המצגת תותאם לקהל היעד הספציפי שאליו אתם מדברים היום. מומלץ ואפשרי ליצור גרסאות שונות לקהלים שונים.
7. המעיטו ככל האפשר באפקטים, אנימציות ומוסיקה (עדיף להימנע בכלל אם ניתן אם כי הופעת טקסט סעיף אחר סעיף היא בסדר)
8. במקום בקליפ ארטס של ה-Powerpoint (כולם מכירים ולא תמיד הם קשורים), השתמשו בתמונות חופשיות ורלוונטיות למסר (הן מחכות לכם באתרים שבתגית "תמונות חופשיות" בסטיפס)
9. מציגים מוצר חדש? ספרו על המצב שהיה לפני פיתוחו, מה המוצר מביא עימו ואיך ייראה העתיד בעזרתו, ספרו והדגימו על השימושים הנרחבים שלו (כולל השוואה עם המוצרים המתחרים)
10. כשאתם משתמשים בנקודות השתמשו בתבליטים למידע שאינו סדור או היררכי ובמספרים - למידע היררכי או כרונולוגי
מבנה המצגת לפי שקפים:
1. שם המצגת, שימכם, תפקידכם, החברה או הארגון שלכם
2. כמה מילים עליכם
3. הצגת הנושא ומטרת המצגת
4. ראשי פרקים ומשך המצגת בזמן
5. גוף המצגת מתחיל.... ונמשך.. ועוד.. ועוד..
X. סיכום
לא לשכוח שקפי גיבוי למקרה שיישאר זמן: הערות, דוגמאות מהשטח ורעיונות שלא הכנסתם למצגת עצמה.
על מה להקפיד כשמציגים מצגת עסקית או אחרת?
בזמן הצגת המצגת להקפיד:
- להתחיל ברגע של הומור קליל ושובר קרח (בדיחה בנושא, מקרה משעשע או אפילו משהו שיתאר את הלחץ או ההתרגשות שלכם).
- להירגע (דמיינו את האנשים בתחתונים וגרביים וחייכו לעצמכם ברוגע, הרפו את המצח המכווץ).
- הציגו את עצמכם ואת הרקע המקצועי שלכם (זה שמעניק לכם "סמכות" להציג את הנושא).
- אימרו להם מה אתם חולמים ליצור. תנו להם חזון ואל תנסו למזערו.
- ספרו להם סיפור! אל תהיו יבשים.
- לפתוח את המצגת בסיכום מצומצם ומטרות המצגת ורק אז להתחיל בפרזנטציה עצמה.
- לא לקרוא מהשקף.
- לחלק את השקפים לנושאים שונים כך שלכל שקף יוקדשו בין 2 ל-7 דקות (יכולת הריכוז הממוצעת של בני-אדם).
- להיות מודעים לשפת הגוף (ראו סטיפ בנושא).
- להקפיד על ניסוחים אסרטיביים וממוקדים: "אני ממליץ על.." (במקום "אני מקווה ש.."). או "אני בטוח שתסכימו איתי ש.." (במקום "אני חושב שתסכימו איתי ש..").
- נשאלתם שאלה ואתם מתכוונים לענות עליה? חזרו עליה למען אלה שלא שמעו.
- לא להתמקד רק במנהל הבכיר או באדם החשוב באולם, אלא להביט בכולם (אפשר לבחור 2-3 פרצופים ידידותיים, בקצוות האולם ובאמצע, ולדבר אליהם: נראה כקשר עין עם כל הקהל ועדיין קבלה של מבטים מעודדים בלבד).
- לא לעבור את ה-45 דקות.
איך אישה צריכה להתלבש למצגת עסקית?
לנשים המציגות מצגת או הרצאה עסקית מומלץ להגיע בצורה הבאה:
1. בגד מחויט. לא משובץ, פרחוני או עם פסים, ללא מפתחים גדולים או מחשוף. ומומלץ.
2. תכשיט אחד.
3. גוון תכלת, היוצר תקשורת טובה, יהיה מצוין גם לאשה, אך גם גווני שמנת, חום ולילך.
4. בואי תמיד עם שרוולים (רצוי ארוך אלא אם חם מאד).
5. צעיף אדום יסייע למיקוד הקשב והעניין של המאזינים.
6. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות.
7. ציפורניים עשויות.
8. שיער מסודר ואסוף.
כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך ובמסר שאת מעבירה.
מה לעשות בסיום של מצגת עסקית או אחרת?
בתום הצגת המצגת להקפיד:
1. לסכם בכמה משפטים סוגרים וממצים של מה שהוצג במצגת.
2. לחשוב מכירות. לדבר עם הלקוח/ות או המשתתפים ולבקש משוב: מה הכי מרשים במה שהראיתם? כיצד זה יוכל לשמש בארגון שלהם? אילו בעיות הוא פותר?
3. להודות לקהל בסוף.
4. לחלק חומר רלוונטי וכרטיסי ביקור.
5. להקשיב למשוב של המשתתפים.
איך להתלבש להצגת מצגת עסקית?
למצגת או הרצאה עסקית מומלץ להתלבש כך:
1. לבוש עסקי, נקי וקליל (לא חליפות כבדות שגורמות לסימני זיעה)
2. חולצת תכלת (המדים הבלתי רשמיים של ההייטק הישראלי) תעשה טוב
3. עניבה
4. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות
5. ציפורניים עשויות
6. שיער מסורק ומסודר
כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך.
כך יש להתכונן להצגת מצגת:
1. שמרו את כל החומרים למצגת (בפאוורפוינט יש את הפקודה "Package to CD", או "Pack and Go" בגירסאות קודמות). זה חשוב כדי שלא לגלות שקבצים חשובים לא הגיעו אתכם למקום המצגת (ניתן גם לצרוב הכל בפקודה "Copy to CD").
2. לשלוט בחומר ולעבור עליו היטב לפני המצגת. אם אתם לא מקצוענים אז להקליט ולהקשיב או להעביר את המצגת לפני המראה ואז להסיק מה צריך לתקן.
3. לשלוח למקום בו תציגו רשימת עזרים וצרכים להצגה.
4. ללמוד מראש את הקהל: ניסיונם של המשתתפים, גילם, שליטתם בנושא המצגת ועוד.
5. להכין פתרונות לבעיות שעלולות לצוץ (הפרעות של אנשים, תקלות, כרטיסיות להפסקת חשמל, אי שת"פ של הקהל וכדומה).
6. להגיע מוקדם כדי להכין את כל העזרים ולוודא שהכל פועל ומוכן.
7. להביא גיבוי של המצגת על מדיה נוספת (זכרון פלאש, תקליטור, איחסון ברשת) למקרה אסון.
8. על הלבוש שלכם וטיפוח ציפורניים ושיער (ראו טיפ בנושא).
רוצים טיפים ליצירת מצגת מושלמת?
הגדרת מטרות:
לפני התחלת ההכנה של המצגת יש להגדיר את מטרת המצגת ואילו יעדים עליה להשיג. מאלה נגזרים התכנים והדרך להכנת המצגת עצמה.
בכתיבת המצגת יש להקפיד על הדברים הללו:
1. מעט מלל. הכלל של 30*5*5: עד 5 שורות בשיקופית, עד 5 מילים בשורה ובגודל פונט 24-30 (מומלץ Arial או אחרים מסוג סן סריף). אם אתם חייבים להעביר לקהל טקסט ארוך יותר - הדפיסו וחלקו להם!
2. שיקופיות שהעברת התוכן שלהן היא בין דקה ל-3 דקות
3. הצגת גרפים תומכים לנתונים שנמסרים
4. פונט אחיד לאורך המצגת
5. הומור. במידה.
6. המצגת תותאם לקהל היעד הספציפי שאליו אתם מדברים היום. מומלץ ואפשרי ליצור גרסאות שונות לקהלים שונים.
7. המעיטו ככל האפשר באפקטים, אנימציות ומוסיקה (עדיף להימנע בכלל אם ניתן אם כי הופעת טקסט סעיף אחר סעיף היא בסדר)
8. במקום בקליפ ארטס של ה-Powerpoint (כולם מכירים ולא תמיד הם קשורים), השתמשו בתמונות חופשיות ורלוונטיות למסר (הן מחכות לכם באתרים שבתגית "תמונות חופשיות" בסטיפס)
9. מציגים מוצר חדש? ספרו על המצב שהיה לפני פיתוחו, מה המוצר מביא עימו ואיך ייראה העתיד בעזרתו, ספרו והדגימו על השימושים הנרחבים שלו (כולל השוואה עם המוצרים המתחרים)
10. כשאתם משתמשים בנקודות השתמשו בתבליטים למידע שאינו סדור או היררכי ובמספרים - למידע היררכי או כרונולוגי
מבנה המצגת לפי שקפים:
1. שם המצגת, שימכם, תפקידכם, החברה או הארגון שלכם
2. כמה מילים עליכם
3. הצגת הנושא ומטרת המצגת
4. ראשי פרקים ומשך המצגת בזמן
5. גוף המצגת מתחיל.... ונמשך.. ועוד.. ועוד..
X. סיכום
לא לשכוח שקפי גיבוי למקרה שיישאר זמן: הערות, דוגמאות מהשטח ורעיונות שלא הכנסתם למצגת עצמה.
בזמן הצגת המצגת להקפיד:
- להתחיל ברגע של הומור קליל ושובר קרח (בדיחה בנושא, מקרה משעשע או אפילו משהו שיתאר את הלחץ או ההתרגשות שלכם).
- להירגע (דמיינו את האנשים בתחתונים וגרביים וחייכו לעצמכם ברוגע, הרפו את המצח המכווץ).
- הציגו את עצמכם ואת הרקע המקצועי שלכם (זה שמעניק לכם "סמכות" להציג את הנושא).
- אימרו להם מה אתם חולמים ליצור. תנו להם חזון ואל תנסו למזערו.
- ספרו להם סיפור! אל תהיו יבשים.
- לפתוח את המצגת בסיכום מצומצם ומטרות המצגת ורק אז להתחיל בפרזנטציה עצמה.
- לא לקרוא מהשקף.
- לחלק את השקפים לנושאים שונים כך שלכל שקף יוקדשו בין 2 ל-7 דקות (יכולת הריכוז הממוצעת של בני-אדם).
- להיות מודעים לשפת הגוף (ראו סטיפ בנושא).
- להקפיד על ניסוחים אסרטיביים וממוקדים: "אני ממליץ על.." (במקום "אני מקווה ש.."). או "אני בטוח שתסכימו איתי ש.." (במקום "אני חושב שתסכימו איתי ש..").
- נשאלתם שאלה ואתם מתכוונים לענות עליה? חזרו עליה למען אלה שלא שמעו.
- לא להתמקד רק במנהל הבכיר או באדם החשוב באולם, אלא להביט בכולם (אפשר לבחור 2-3 פרצופים ידידותיים, בקצוות האולם ובאמצע, ולדבר אליהם: נראה כקשר עין עם כל הקהל ועדיין קבלה של מבטים מעודדים בלבד).
- לא לעבור את ה-45 דקות.
לנשים המציגות מצגת או הרצאה עסקית מומלץ להגיע בצורה הבאה:
1. בגד מחויט. לא משובץ, פרחוני או עם פסים, ללא מפתחים גדולים או מחשוף. ומומלץ.
2. תכשיט אחד.
3. גוון תכלת, היוצר תקשורת טובה, יהיה מצוין גם לאשה, אך גם גווני שמנת, חום ולילך.
4. בואי תמיד עם שרוולים (רצוי ארוך אלא אם חם מאד).
5. צעיף אדום יסייע למיקוד הקשב והעניין של המאזינים.
6. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות.
7. ציפורניים עשויות.
8. שיער מסודר ואסוף.
כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך ובמסר שאת מעבירה.
הכנה להרצאה
בתום הצגת המצגת להקפיד:
1. לסכם בכמה משפטים סוגרים וממצים של מה שהוצג במצגת.
2. לחשוב מכירות. לדבר עם הלקוח/ות או המשתתפים ולבקש משוב: מה הכי מרשים במה שהראיתם? כיצד זה יוכל לשמש בארגון שלהם? אילו בעיות הוא פותר?
3. להודות לקהל בסוף.
4. לחלק חומר רלוונטי וכרטיסי ביקור.
5. להקשיב למשוב של המשתתפים.
למצגת או הרצאה עסקית מומלץ להתלבש כך:
1. לבוש עסקי, נקי וקליל (לא חליפות כבדות שגורמות לסימני זיעה)
2. חולצת תכלת (המדים הבלתי רשמיים של ההייטק הישראלי) תעשה טוב
3. עניבה
4. נעליים שמורות, סולידיות ומצוחצחות
5. ציפורניים עשויות
6. שיער מסורק ומסודר
כל אלו יסייעו למיקוד הקשב והעניין בך.
